Contact Plan een demo
Het product Overzicht van het hele platform Mobiliteit Mobiliteit en thuiswerken Declaraties Reisdeclaraties, onkosten en thuiswerkdagen Uren Uren registreren in AFAS

Laat vrijwilligers of externen eenvoudig en snel declareren via AFAS

Een volledig geautomatiseerd vrijwilligersproces, geïntegreerd met AFAS. Vrijwilligers dienen declaraties in via OutSite of de mobiele app. Leidinggevenden of vrijwilligerscoördinatoren beoordelen via InSite. CoreCubes verzorgt automatisch de crediteur-aanmaak en de uitbetaling in AFAS.

100% geïntegreerd in AFAS
Plan een demo Bekijk prijzen
Vrijwilliger declareert via AFAS OutSite

Herken je dit?

De uitdagingen rond vrijwilligers en externe declaraties zijn bij elke AFAS-organisatie vergelijkbaar. Dit is hoe CoreCubes ze oplost.

Het probleem

Vrijwilligers handmatig als crediteur aanmaken en autoriseren kost tijd en gaat vaak mis

De oplossing

De crediteur wordt automatisch aangemaakt

Nieuwe vrijwilligers worden automatisch omgezet tot crediteur en krijgen direct toegang tot het portaal. De autorisatie loopt volledig vanuit AFAS, zonder dat er een beheerder per persoon hoeft te schakelen.

Automatische crediteur-aanmaak in AFAS
Beoordelingsproces vrijwilligersdeclaraties

Het probleem

Declaraties handmatig beoordelen en uitbetalen is foutgevoelig en fraudegevoelig

De oplossing

Veilig en geen handmatig werk meer

Een vast vier-ogen-principe op elke declaratie en automatische signaleringen op afwijkend gedrag. Na goedkeuring worden declaraties automatisch omgezet tot uitbetaling op de crediteur, volledig binnen AFAS.

Het probleem

Vrijwilligers haken af bij ingewikkelde declaratieprocessen met losse bonnetjes en lijstjes

De oplossing

Maximale eenvoud voor de vrijwilliger

Kilometers worden automatisch berekend op basis van adres en bestemming. Bonnetjes worden door AI uitgelezen. Alles vanuit één overzichtelijke weergave in AFAS OutSite of de mobiele app.

Eenvoudig declareren als vrijwilliger

Wil je vrijwilligers of externen ook via AFAS laten declareren?

Plan een gesprek en we laten zien hoe het portaal werkt in jouw AFAS-omgeving. Vrijblijvend en gratis.

Plan een adviesgesprek

Prijsstelling

Eigen tarief voor vrijwilligers en externen

Vrijwilligersportaal

Aparte module met eigen prijsstelling. Vrijwilligers en externen komen vaak in grote aantallen voor en declareren niet doorlopend.

  • Boeken van uren, reizen en onkosten
  • Bankrekening wijzigen via OutSite met IBAN-validatie
  • Automatische crediteuren koppeling
  • Te integreren met de AFAS-module Inhuur derden voor directe integratie met inkoop
  • Alle basisfunctionaliteiten
  • Inclusief updates & support
  • Maandelijks opzegbaar
Vanaf €0,50 /vrijwilliger/maand
Bekijk volledige prijzen

Veelgestelde vragen

Werken vrijwilligers via dezelfde AFAS-omgeving als medewerkers?

Vrijwilligers en externen werken via AFAS OutSite of de mobiele app. Medewerkers werken via AFAS InSite, Pocket en de mobiele app.

Dit kan AFAS toch ook al?

AFAS biedt een sterke basis, maar het vrijwilligersportaal voegt functionaliteit toe die binnen AFAS niet standaard beschikbaar is. AFAS ondersteunt standaard niet het indienen van declaraties of uren vanuit OutSite, terwijl dat juist de plek is waar vrijwilligers en externen werken. Daarnaast bieden wij automatische crediteur-aanmaak vanuit een declaratie, IBAN-validatie via OutSite, koppeling met de module Inhuur derden voor inkoopverwerking en een vier-ogen-principe op vrijwilligersdeclaraties. Alles blijft volledig geïntegreerd binnen AFAS, met aanzienlijk minder handmatig werk en fouten.

Werkt CoreCubes met onze bestaande AFAS-kostensoorten en regelingen?

Ja. CoreCubes is een directe extensie van AFAS Profit en gebruikt jouw bestaande kostensoorten, vergoedingen en regelingen. Geen migratie, geen parallelle inrichting. Tijdens de implementatie sluiten we aan op de inrichting die je nu al hebt.

Wat als de inrichting in onze AFAS-omgeving niet voldoet?

Dit zal tijdens de intake worden bekeken en indien nodig ondersteunen wij bij de aanpassingen in AFAS. Dit kunnen we ook in samenwerking doen met jullie eigen AFAS-partner, beheerafdeling of met een partner vanuit ons.

Hoe wordt de uitbetaling aan vrijwilligers geregeld?

Goedgekeurde boekingen worden automatisch als nacalculatie aangemaakt in AFAS. Door middel van de module Inhuur derden kunnen deze worden meegenomen naar de inkoop om daar mee te nemen in een betaalbestand. CoreCubes zorgt automatisch voor de crediteur, bankrekening en koppeling van de medewerker.

Kan ik dit ook gebruiken voor externen, niet alleen vrijwilligers?

Ja. Het portaal is geschikt voor alle externe partijen die declaraties indienen: vrijwilligers, ZZP'ers, gastdocenten, externe inspecteurs of leden van een adviesraad. Per groep zijn andere regelingen, boekingssoorten, limieten en beoordelaars in te stellen.

Kan dit los van de andere CoreCubes-modules?

Ja. Het vrijwilligersportaal is afzonderlijk in te zetten zonder de mobiliteits-, declaratie- of urenmodule. Later combineren is altijd mogelijk.

Hoe lang duurt de implementatie?

De implementatie is overzichtelijk en beproefd. CoreCubes sluit aan op bestaande AFAS-inrichtingen en workflows. Organisaties zijn doorgaans binnen enkele weken live.

Hoe zit het met de veiligheid van persoons- en bankgegevens?

CoreCubes is ISO 27001 gecertificeerd. Persoons- en bankgegevens worden opgeslagen binnen AFAS, in jouw eigen omgeving. Data is opgeslagen binnen de EER. De beveiliging wordt regelmatig getest via externe pentesten.

Klaar voor een soepel vrijwilligersproces?

Plan een vrijblijvende demo en ontdek hoe je vrijwilligers of externen via AFAS kunt laten declareren.

Plan een demo Bekijk prijzen