Mobiliteitsregistratie die werkt vanuit AFAS
Geen losstaande mobiliteitsapp die je apart moet koppelen. CoreCubes is gebouwd op AFAS. Medewerkers boeken, de applicatie verwerkt de regelingen, AFAS boekt de payroll.
"We hebben niet eens toelichting hoeven te geven. Het is zo self-explaining."
Herken je dit?
De uitdagingen bij mobiliteitsregistratie zijn bij elke AFAS-organisatie vergelijkbaar. Dit is hoe CoreCubes ze oplost.
Het probleem
Mobiliteit, thuiswerk en declaraties worden op verschillende plekken bijgehouden
De oplossing
Alles in één overzicht
Medewerkers registreren ritten, thuiswerkdagen en onkosten vanuit hetzelfde week- of maandoverzicht in AFAS.
Het probleem
Fouten, dubbele boekingen en boekingen op dagen waar het niet mag
De oplossing
Slimme validaties en beoordeelproces
Slimme validaties aan de voorkant blokkeren onmogelijke boekingen direct. Dubbele ritten, verkeerde datums, woon-werk en thuiswerken op dezelfde dag. En alle bijzonderheden worden gesignaleerd en leiden tot automatische beoordelingen.
Het probleem
Geen via-via ritten mogelijk in AFAS
De oplossing
Tot 25 bestemmingen in één reis
Binnen CoreCubes kun je tot 25 bestemmingen declareren in één reis, zodat medewerkers niet meerdere reisdeclaraties op één dag hoeven te registreren.
Het probleem
Medewerkers weten niet welke reisdeclaraties ze moeten kiezen
De oplossing
Het systeem bepaalt de juiste vergoeding
Stel de applicatie precies in volgens jouw regelingen. Het systeem zoekt automatisch op basis van het vervoersmiddel, de medewerker en de bestemmingen van de reis de juiste vergoedingen op. Nooit meer fouten van verkeerd gedeclareerde types.
Het probleem
Geen automatische correctie van woon-werk
De oplossing
Automatische woon-werk correctie
Medewerkers die al een vaste vergoeding krijgen voor woon-werk moeten de kilometers niet dubbel krijgen. De applicatie doet automatisch een woon-werk correctie op basis van de vastgelegde woon-werk afstand.
Het probleem
Kost veel tijd om standaard woon-werk ritten en thuiswerkdagen te registreren
De oplossing
Een hele maand geboekt in enkele minuten
Met de snelboekmodus registreren medewerkers binnen enkele minuten een hele maand aan ritten en thuiswerkdagen.
Het probleem
Geen duidelijk overzicht van ritten via NS Business Card
De oplossing
OV-ritten automatisch ingeladen
De reizen met de NS Business Card worden automatisch ingeladen in CoreCubes en doorgestuurd naar AFAS. Voor privéritten of CO2-registratie voegen we een rittenverantwoordingsmodule toe. Met partner Forensz zorgen we voor optimale NS-abonnementen.
Het probleem
Medewerkers moeten elke reis handmatig declareren
De oplossing
Weekpatroon en koppeling met agenda/planningssysteem
Stel een weekpatroon in als basis zodat deze boekingen automatisch worden aangemaakt. Of integreer de Outlook-agenda of jouw planningssysteem.
Het probleem
Medewerkers moeten veel bestemmingen declareren of de organisatie gebruikt al tracking kastjes
De oplossing
Automatische ritregistratie via de mobiele app
CoreCubes biedt een tracking optie aan in de mobiele app waarmee ritten automatisch geregistreerd kunnen worden per dag. Ritten komen automatisch terug in het week- en maandoverzicht en worden berekend volgens de juiste gegevens.
Komt dit je bekend voor?
In een vrijblijvende demo laten we zien hoe CoreCubes mobiliteit, dienstreizen en woon-werk oplost binnen jouw AFAS-omgeving, inclusief NS Business Card en GPS-registratie.
Plan een adviesgesprekWaarom AFAS-organisaties kiezen voor CoreCubes
CoreCubes combineert het beste van beide werelden: een volledig geïntegreerde AFAS-administratielaag met NS Business Card als mobiliteitsoplossing. Geen losstaand platform nodig.
| CoreCubes | Losstaand platform | |
|---|---|---|
| Directe extensie van AFAS | ||
| Te gebruiken vanuit AFAS InSite en OutSite | ||
| Beoordeling conform AFAS organigram en gebruikersgroepen | ||
| Payroll verwerkt automatisch | ||
| Automatische reisontrafeling met bestaande AFAS looncomponenten | ||
| Jouw AFAS-omgeving als basis | ||
| NS Business Card als mobiliteitsoplossing | ||
| CO2-rapportage in AFAS-standaard | ||
| Voordeliger prijsmodel | ||
| Plug and play implementatie in weken | ||
| WPM-compliant registratie | ||
| Eigen mobiliteitskaart of provider * |
* Wij hebben ervoor gekozen om een eigen mobiliteitskaart voorlopig niet aan te bieden. In bijna alle gevallen die wij tegenkomen biedt de NS Business Card voldoende dekking, of wordt een kleine groep medewerkers op declaratiebasis vergoed.
Hoe andere AFAS-organisaties mobiliteit hebben opgelost
Lunet
Na de AFAS-implementatie verbeterde Lunet het mobiliteitsproces voor dienstreizen en woon-werkverkeer drastisch. Zo self-explaining dat er geen toelichting nodig was.
Gors
Van vier losse stappen naar één handeling. Minder administratie en meer aandacht voor de cliënt.
Provincie Limburg
Hoe een grote overheidsorganisatie de overstap maakte van Excel naar CoreCubes, geïntegreerd met AFAS.
Veelgestelde vragen
Levert dit geen extra applicatie op voor medewerkers?
Medewerkers kunnen de applicatie direct vanuit AFAS InSite gebruiken via een iFrame-integratie. Voor onderweg is er een mobiele app die via AFAS Pocket te bereiken is. De mobiele app is wel een losse applicatie omdat AFAS Pocket geen directe iFrame-integratie ondersteunt.
Dit kan AFAS toch ook al?
AFAS biedt een sterke basis, maar CoreCubes is een aanvulling die processen gebruiksvriendelijker, slimmer en efficiënter maakt. CoreCubes automatiseert complexe onderdelen zoals ritregistratie, via-via ritten, ORT-ontrafeling en steekproefsgewijs beoordelen. Alles blijft volledig geïntegreerd binnen AFAS, maar met aanzienlijk minder handmatig werk en fouten.
Werkt CoreCubes met onze bestaande AFAS-kostensoorten en regelingen?
Ja. CoreCubes is een directe extensie van AFAS Profit en gebruikt jouw bestaande kostensoorten, vergoedingen en regelingen. Geen migratie, geen parallelle inrichting. Tijdens de implementatie sluiten we aan op de inrichting die je nu al hebt.
Wat als de inrichting in onze AFAS-omgeving niet voldoet?
Dit zal tijdens de intake worden bekeken en indien nodig ondersteunen wij bij de aanpassingen in AFAS. Dit kunnen we ook in samenwerking doen met jullie eigen AFAS-partner, beheerafdeling of met een partner vanuit ons.
Werkt CoreCubes ook met complexe CAO's en ORT-structuren?
Ja. CoreCubes is juist ontwikkeld voor organisaties met complexe CAO's, ORT-structuren, buitendagvensters en specifieke regelingen. Deze regels worden één keer ingericht en daarna automatisch toegepast, zodat fouten en correcties verdwijnen.
Hebben wij een NS Business Card nodig, of regelt CoreCubes dat?
CoreCubes integreert rechtstreeks met de NS Business Card. Als jullie medewerkers al reizen met de NS Business Card, worden de ritten automatisch ingeladen. Hebben jullie nog geen Business Card? Dan adviseren wij samen met onze partner Forensz over de meest optimale NS-abonnementen voor jullie organisatie.
Hoe werkt het declareren van een reis met meerdere bestemmingen?
Binnen CoreCubes kun je tot 25 bestemmingen declareren in één enkele reis. Medewerkers hoeven geen aparte declaraties per rit aan te maken. Het systeem berekent automatisch de vergoedingen op basis van alle tussenstops, het vervoersmiddel en de geldende regelingen.
Hoe werkt de automatische woon-werk correctie?
Voor medewerkers met een vaste woon-werk vergoeding wordt de woon-werk afstand automatisch in mindering gebracht op zakelijke ritten. De applicatie gebruikt de in AFAS vastgelegde woon-werk afstand. Zo voorkom je dubbele uitbetaling zonder dat medewerkers er zelf op hoeven te letten.
Moeten medewerkers elke maand opnieuw alles invoeren?
Nee. Met het weekpatroon stel je eenmalig een standaard werkweek in. CoreCubes maakt de boekingen daarna automatisch aan. Afwijkingen pas je per dag aan. Voor medewerkers die veel onderweg zijn is er ook een GPS-tracker in de mobiele app.
Welke planningssystemen of agenda's koppelen jullie?
CoreCubes kan koppelen met de Outlook-agenda en diverse planningssystemen. De boekingen worden dan automatisch aangemaakt op basis van de planning, zonder dat medewerkers zelf iets hoeven in te voeren. Welke koppelingen mogelijk zijn voor jouw situatie bespreken we tijdens de implementatie.
Ben ik hiermee volledig klaar voor de Wet Werkgebonden Personenmobiliteit (WPM)?
Alleen de applicatie gebruiken is niet voldoende. Er zijn een aantal inrichtingen in AFAS nodig die standaard via AFAS lopen. Wij adviseren je hierbij. Als alle reizen via CoreCubes verlopen ben je hiermee volledig dekkend voor de WPM-rapportageverplichting.
Kan ik ook maar één module gebruiken?
Ja. Je kunt bijvoorbeeld alleen de mobiliteitsmodule gebruiken zonder declaraties of thuiswerkboekingen. Dit is in te stellen in de applicatie en regelen wij samen in tijdens de implementatie. Later aanpassen is altijd mogelijk.
Hoe werkt het beoordelen van reiskosten?
Standaard leveren wij een beoordelingspagina voor leidinggevenden, beheerders, HR en andere afdelingen. Afwijkingen worden automatisch gesignaleerd, reguliere reiskosten stromen door zonder tussenstap. Beoordelaars kunnen in bulk goedkeuren. Na goedkeuring gaat alles automatisch naar AFAS. Afgekeurde declaraties kunnen medewerkers opnieuw insturen of verwijderen.
Hoe werkt het steekproefsgewijs beoordelen?
Je stelt zelf in welk percentage van de reiskosten ter beoordeling wordt aangeboden. De rest stroomt direct door naar de payroll. Met conditionele regels overrul je de steekproef bij bijzonderheden, bijvoorbeeld bij ritten op een verlof- of verzuimdag, hoge bedragen of afwijkende kostensoorten. Zo houden beoordelaars grip zonder elke rit te hoeven bekijken.
Hoeveel uitleg hebben medewerkers nodig?
In de praktijk weinig. Klanten als Lunet en Provincie Limburg geven aan dat medewerkers direct met de applicatie aan de slag kunnen zonder formele training. De interface volgt de logica van AFAS InSite en OutSite waar medewerkers al mee werken.
Hoe lang duurt de implementatie?
De implementatie is overzichtelijk en beproefd. CoreCubes sluit aan op bestaande AFAS-inrichtingen en workflows. Wij richten samen de regels in en begeleiden het stap voor stap. Organisaties zijn doorgaans binnen enkele weken live.
Hoe zit het met de veiligheid van onze gegevens?
CoreCubes is ISO 27001 gecertificeerd. Wij registreren alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor het boeken en beoordelen. Data is opgeslagen binnen de EER, in een gescheiden omgeving per organisatie. De beveiliging wordt regelmatig getest via externe pentesten.