Urenregistratie zonder verwerkingswerk
Geen losstaand tijdschrijfsysteem dat je apart moet koppelen. CoreCubes is gebouwd op AFAS. Medewerkers boeken uren, de applicatie ontrafelt automatisch, AFAS verwerkt de payroll.
"Uren worden direct gekoppeld aan de juiste urensoorten. Cruciaal voor onze organisatie met veel onregelmatige werktijden."
Herken je dit?
De uitdagingen bij urenregistratie zijn bij elke AFAS-organisatie vergelijkbaar. Dit is hoe CoreCubes ze oplost.
Het probleem
Geen duidelijk overzicht van de geboekte uren per medewerker
De oplossing
Week- en maandoverzicht in één scherm
Medewerkers en beoordelaars zien direct welke uren al zijn geboekt, welke nog open staan en welke afwijken van het patroon. Geen losse staten of zoeken in AFAS-rapporten, alle uren overzichtelijk per dag, week of maand.
Het probleem
Geen directe ontrafeling van complexe regelingen zoals ORT en buitendagvenster
De oplossing
Ontrafeling al zichtbaar tijdens het boeken
ORT, buitendagvenster, jaarurensystematiek en CAO-regelingen worden direct in het boekscherm ontrafeld. Medewerkers zien meteen wat hun uren betekenen voor de payroll en kunnen zelf kiezen of bepaalde uren als verlof of als extra geld worden uitgekeerd.
Het probleem
Beoordelaars moeten elke week handmatig door alle urenstaten
De oplossing
Bulkgoedkeuring met focus op afwijkingen
Afwijkingen worden automatisch gesignaleerd. Reguliere boekingen stromen door zonder beoordeling. Beoordelaars zien alleen wat aandacht nodig heeft. Bulkgoedkeuring met één klik.
Het probleem
Geen goed beoordeelproces voor uren met eigen workflows
De oplossing
Workflows op maat per organisatie
Stel zelf in wie welke uren beoordeelt en in welke volgorde. Leidinggevenden, projectmanagers, HR of financiële controle kunnen ieder hun eigen rol krijgen. Met conditionele regels en steekproefbeoordeling houd je grip zonder iedere boeking handmatig na te lopen.
Het probleem
Uren kunnen niet vanuit OutSite geboekt worden
De oplossing
Volledig boeken vanuit AFAS OutSite
CoreCubes maakt het mogelijk om uren ook vanuit AFAS OutSite te registreren. Externe medewerkers, gedetacheerden en flexkrachten boeken hun uren in dezelfde omgeving als interne medewerkers, zonder een aparte applicatie.
Lopen jullie hier ook tegenaan met uren boeken?
In een vrijblijvende demo laten we zien hoe CoreCubes urenregistratie, ORT-ontrafeling en eigen beoordeelworkflows oplost in jouw AFAS-omgeving.
Plan een adviesgesprekKlantverhaal
Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid
Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid registreert meeruren, kilometers en thuiswerkdagen via CoreCubes in AFAS InSite. ORT-ontrafeling en buitendagvenster worden automatisch verwerkt, beoordelaars houden grip via één centrale dagboek-app.
Veelgestelde vragen
Levert dit geen extra applicatie op voor medewerkers?
Medewerkers kunnen de applicatie direct vanuit AFAS InSite gebruiken via een iFrame-integratie. Voor onderweg is er een mobiele app die via AFAS Pocket te bereiken is. De mobiele app is wel een losse applicatie omdat AFAS Pocket geen directe iFrame-integratie ondersteunt.
Dit kan AFAS toch ook al?
AFAS biedt een sterke basis voor urenregistratie. CoreCubes is een aanvulling die het proces gebruiksvriendelijker, slimmer en efficiënter maakt. Directe ontrafeling tijdens het boeken, eigen beoordeelworkflows, steekproefsgewijs beoordelen en uren boeken vanuit OutSite zijn voorbeelden van functionaliteit die binnen AFAS niet standaard beschikbaar is. Alles blijft volledig geïntegreerd binnen AFAS, maar met aanzienlijk minder handmatig werk en fouten.
Kan de AFAS-ontrafeling dit ook al niet?
De AFAS-ontrafeling is sterk maar kan nog niet alle regelingen aan. Daarnaast vindt de ontrafeling pas plaats nadat uren al zijn geboekt. In CoreCubes hebben medewerkers direct inzicht in wat de ontrafeling gaat doen en kunnen ze zelf keuzes maken, bijvoorbeeld of bepaalde uren als verlof of als extra geld worden uitgekeerd.
Werkt CoreCubes met onze bestaande AFAS-kostensoorten en regelingen?
Ja. CoreCubes is een directe extensie van AFAS Profit en gebruikt jouw bestaande kostensoorten, urensoorten en regelingen. Geen migratie, geen parallelle inrichting. Tijdens de implementatie sluiten we aan op de inrichting die je nu al hebt.
Wat als de inrichting in onze AFAS-omgeving niet voldoet?
Dit zal tijdens de intake worden bekeken en indien nodig ondersteunen wij bij de aanpassingen in AFAS. Dit kunnen we ook in samenwerking doen met jullie eigen AFAS-partner, beheerafdeling of met een partner vanuit ons.
Werkt CoreCubes ook met complexe CAO's en ORT-structuren?
Ja. CoreCubes is juist ontwikkeld voor organisaties met complexe CAO's, ORT-structuren, buitendagvensters en jaarurensystematiek. Deze regels worden één keer ingericht en daarna automatisch toegepast, zodat fouten en correcties verdwijnen.
Kan ik ook maar één onderdeel van de urenmodule gebruiken?
Ja. Je kunt de urenmodule apart inzetten zonder de mobiliteits- of declaratiemodule. Onderdelen binnen de urenmodule zijn ook los te activeren en later aan te passen.
Hoe werkt het beoordelen?
Standaard leveren wij een beoordelingspagina voor leidinggevenden, beheerders, HR en andere afdelingen. Afwijkingen worden automatisch gesignaleerd, reguliere uren stromen door zonder tussenstap. Beoordelaars kunnen in bulk goedkeuren. Na goedkeuring gaat alles automatisch naar AFAS. Afgekeurde uren kunnen medewerkers opnieuw insturen of verwijderen.
Hoe werkt het steekproefsgewijs beoordelen?
Je stelt zelf in welk percentage van de urenboekingen ter beoordeling wordt aangeboden. De rest stroomt direct door naar de payroll. Met conditionele regels overrul je de steekproef bij bijzonderheden, bijvoorbeeld bij boekingen op een verlof- of verzuimdag, hoge urenaantallen of afwijkende urensoorten. Zo houden beoordelaars grip zonder elke boeking te hoeven bekijken.
Hoeveel uitleg hebben medewerkers nodig?
In de praktijk weinig. Klanten als Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid en Lunet geven aan dat medewerkers direct met de applicatie aan de slag kunnen zonder formele training. De interface volgt de logica van AFAS InSite en OutSite waar medewerkers al mee werken.
Hoe lang duurt de implementatie?
De implementatie is overzichtelijk en beproefd. CoreCubes sluit aan op bestaande AFAS-inrichtingen en workflows. Organisaties zijn doorgaans binnen enkele weken live.
Hoe zit het met de veiligheid van onze gegevens?
CoreCubes is ISO 27001 gecertificeerd. Wij registreren alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor het boeken en beoordelen. Data is opgeslagen binnen de EER, in een gescheiden omgeving per organisatie. De beveiliging wordt regelmatig getest via externe pentesten.